URGENSI ADMINISTRASI DALAM SUATU ORGANISASI

URGENSI ADMINISTRASI DALAM SUATU ORGANISASI

TERUTAMA DALAM  ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

            Manusia hidup tidak lepas dari administrasi dan organisasi. Sejak lahir,bahkan sejak ada dalam kandungan, sampai mati manusia hidup dalam keteraturan. Orang yang mengalami proses pengaturan atau penataan hidup yang baik, hidupnya lebih tertata-teratur, bahagia, sehat, tenteram dan sebaliknya orang yang hidup bebas tanpa aturan, tidak teratur, sangat mungkin merasakan hidup tidak bahagia, tidak sukses atau merasa gagal dalam hidup. Banyak kelompok dan organisasi yang mengatur hidup manusia seperti keluarga, organisasi dalam masyarakat seperti RT, RW, pemerintah, sekolah, perguruan tinggi, perusahaan atau instansi tempat kerja, lembaga agama, koperasi di mana orang menjadi anggota. Orang yang dapat hidup, berbuat, bekerja, aktif di dalam organisasi dengan mengikuti aturan yang berkembang dan diterapkan, cenderung hidup nyaman, tenteram dan berhasil.

                 Administrasi berasal dari "Bahasa Latin" ad= intensif dan ministrare= melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Beberapa pengertian lain tentang administrasi menurut White: Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha "Kelompok", "Pemerintah" atau "Swasta", "Sipil" atau "Militer", besar atau kecil. 

               Berdasarkan hal yang dikemukakan tadi, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

           Melihat pentingnya administrasi dalam suatu organisasi ,organisasi bisa di lihat dari tertibnya  keadministrasiannya dari mulai kesekretariatan hingga ke anggotaan .Administrasi bisa di bilang dasar suatu organisasi untuk mencapai langkah –langkah tujuan bersama dari suatu organisasi tersebut. Terutama dalam masalah surat menyurat serta pengarsipan , urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah satu bidang yang penting dari lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.
1.  Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan (Talk in writing)
2 .Bentuk suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui oleh orang lain.
3. Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikatif bagi seorang dengan orang lain. Karena sifat yang demikian, maka surat – surat harus disusun secara ringkas dan padat tetapi tegas, bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana dan teratur.
Penulisan surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan karena melalui surat itu berarti dia telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

a. Mengingat pengertian dan sifat suatu surat seperti tersebut diatas, maka bagi suatu organisasi turut menjadi sangat penting yaitu :
b. sebagai alat komunikasi
c. sebagai dokumentasi organisasi
d. sebagai tanda bukti (alat bukti/pemeriksaan)

dengan adanya dan kekuatan dan kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan serta pendapat serta dapat pula mengetahui tentang perkembangan kehidupan organisasi dengan bahan – bahan tersebut dapat diatur dan dikendali organisasi dengan baik, apabila proses surat – menyurat (koresponden) berjalan lancar dan efektif dari seluruh bagian dan aparat organisasi, karena pada hakekatnya suatu surat atau kegiatan ketatausahaan mempunyai ciri – ciri utama sebagai berikut :
– bersifat pelayanan
– bersifat menetes keseluruhannya bagian atau aparat organisasi
– dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Ciri yang pertama berarti surat menyurat (ketatausahaan) merupakan service work (pekerjaan pelayanan) yang bersifat memudahkan atau meringankan (fasilitating fungcion), yang dilakukan untuk membantu pekerjaan – pekerjaan
Ciri berikutnya berarti surat menyurat (ketatausahaan) diperlukan dimana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi yang terdapat pada puncak pimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai kepada ruangan kerja satuan organisasi (aparat) terbawah. Maka dari itu mulai dari bentuk surat ,isi surat ,dan pengarsipan harus di atur dalam suatu AD/ART organisasi tersebut .